لقد عملت في شركة كبيرة لعدة سنوات وشاركت في مكالمات جماعية وندوات عن بُعد ومكالمات تدريب عن بُعد أكثر مما أتذكره. لقد قادتني هذه التجارب إلى تطوير قائمة "نصائح وآداب الاتصال بالمكالمات الجماعية" التي يمكن أن تساعد في جعل المكالمات الجماعية أكثر متعة ، وجعلها أكثر سلاسة ، وتساعد على تجنب الإحراج. أنا متأكد من أن القائمة التي أعددتها ليست شاملة بالكامل ولكنها تغطي الأشياء الرئيسية التي مررت بها أو تعلمتها خلال كل تلك المكالمات التي قمت بها.
- ابحث عن مكان هادئ. سيتم سماع ضوضاء في الخلفية في المكالمة ويمكن أن تشتت انتباه المشاركين الآخرين. إذا كنت في المنزل ولديك أطفال صغار يلعبون في مكان قريب أو لديك كلب مزعج ، فحاول العثور على أهدأ جزء من منزلك. سيقدرها المشاركون الآخرون في المكالمة. إذا لم يكن من الممكن الابتعاد عن الضوضاء ، فقم بكتم صوت هاتفك عندما لا تتحدث. سيؤدي الضغط على * 6 إلى كتم صوت معظم الهواتف.
- تجنب استخدام الهاتف الخليوي. حاول تجنب الاتصال بمكالمة جماعية من هاتف خلوي كلما أمكن ذلك. تضيف الهواتف المحمولة ضوضاء خلفية هائلة إلى المكالمة الجماعية. إذا كان الهاتف الخليوي هو خيارك الوحيد ، فإن كتم صوت الهاتف الخلوي ضروري عندما لا تتحدث. تأكد أيضًا من أنك لا تقود السيارة أثناء إجراء المكالمة.
- كن في الوقت المحدد للمكالمة. لا تتأخر في الرد على المكالمة وتوقع من شخص ما اللحاق بك بما يحدث بينما ينتظر الجميع. من الوقاحة وعدم الاحترام للمشاركين الآخرين عدم التواجد في الوقت المحدد. إنه يعطيهم الانطباع بأن وقتك أهم من وقتهم.
- لا تستخدم زر الانتظار. لا تضع المكالمة الجماعية قيد الانتظار إذا كان هاتفك يحتوي على موسيقى أو أصوات صفير مزعجة تصدر كل بضع ثوانٍ. إن القول بأنها مقاطعة كبيرة وإلهاء لأي شخص آخر في المكالمة هو بخس. كنت في مكالمة جماعية ذات مرة للتدريب على منتج برمجي جديد كانت شركتنا تقدمه. قام شخص آخر بتعليق المكالمة لمدة 20 دقيقة تقريبًا وانتهى بنا الأمر بالاستماع إلى الموسيقى المعلقة طوال الوقت. إذا كان عليك مغادرة مكالمة جماعية لأي فترة من الوقت ، فقم بإغلاق الهاتف وأعد الاتصال عندما تكون مستعدًا للانضمام مرة أخرى.
- كن حذرا مع الهواتف اللاسلكية. إذا كنت تنضم إلى مكالمة جماعية من هاتف لاسلكي ، فتأكد من أن الهاتف لا يحتوي على الكثير من ضوضاء الخلفية الثابتة. عادةً ما تبدأ ضوضاء الخلفية الثابتة عندما تبدأ في الخروج من نطاق قاعدة الهاتف أو عندما تقترب من جهاز آخر يتداخل مع الهاتف مثل بعض الأجهزة الكهربائية الصغيرة وأجهزة الرد على المكالمات.
- تجنب خلط الأوراق. شيء مزعج للغاية يفعله بعض الأشخاص في مكالمة جماعية هو خلط الأوراق. يبدو صاخبًا جدًا على الهاتف. العادات الصغيرة الأخرى التي يحتمل أن تكون مزعجة والتي يجب تجنبها هي: تطهير حلقك باستمرار ، والنقر بالقلم الرصاص ، وطبول أصابعك على المكتب ، وما إلى ذلك.
- كن على دراية بما إذا كان هاتفك في وضع كتم الصوت أم لا. إذا قمت بوضع هاتفك في وضع كتم الصوت أثناء إجراء مكالمة جماعية ، ومن الأفضل دائمًا القيام بذلك عندما لا تتحدث ، تذكر أن تزيله عن الصمت عند التحدث. تذكر أيضًا أن تعيده إلى وضع كتم الصوت عند الانتهاء. يمكن تقريبًا لكل من أجرى مكالمات جماعية بانتظام سرد ذكرى واحدة على الأقل لشخص نسي إعادة وضع الهاتف في وضع كتم الصوت ثم قول شيء لم يكن بالتأكيد مخصصًا لآذان المشاركين الآخرين في المكالمة الجماعية ، مثل ملاحظة سلبية حول شيء يتعلق بالمكالمة أو أي شخص آخر في المكالمة.
- كن مهذبا. لا تحاول التحدث مع شخص آخر في المكالمة حتى إذا كنت تشعر أن لديك نقطة مهمة جدًا يجب تغطيتها. إن القيام بذلك أمر سيئ وسيؤدي إلى عدم قدرة أي شخص آخر في المكالمة على فهم ما تقوله أنت أو ما يقوله الشخص الآخر. كن صبوراً؛ انتظر حتى ينتهي الشخص الآخر ؛ ثم تحدث.
يمكن أن يساعد اتباع النصائح المذكورة أعلاه في جعل المكالمات الجماعية أكثر نجاحًا ، والأهم من ذلك ، استغراق أقل قدر ممكن من الوقت حتى تتمكن من الوصول إلى 1000 مهمة أخرى عليك إنجازها مثل أخذ دورة تدريبية في إدارة الوقت! لكن هذه قصة أخرى.
ZZZZZZ